内部资料

请勿外传

中国科学院院级国际交流协议项目操作指南

国际合作局

　　　　　　　　　　　  二○○八年五月七日

目　  录

1.　中国科学院院级国际交流协议出访项目通则…………

2. 中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南(一)…………

3. 中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南（二）……………

4. 中国科学院院级国际交流协议来访项目操作指南…………………

5. 中国科学院院级国际交流协议出访中文申请表................

6.中国科学院院级国际交流协议出访英文申请表……………………

（ProposalforExchangeVisit）

7.中国科学院院级国际交流协议出访印度英文申请表……………

8.接待院级国际交流协议来华人员委托书（仅供国际合作局使用）

中国科学院院级国际合作协议出访项目通则

根据我院与国外学术机构签订的部分国际合作协议的规定，我院与国外机构每年可对等地互派一定数量科研人员前往对方单位进行短期的合作研究和学术访问（简称“院级协议项目”）。为进一步挖掘利用交流资源，并规范院级协议项目的申报和执行，特制定此通则，供研究所申报时参考使用。

一、院级协议出访项目申报条件

1、申请单位必须为中科院下属法人研究机构；

2、出访申请人必须是中科院在职一线科研人员，其所在课题组具备足够科研项目经费和科研条件。申请人已与拟访问的国外科研机构建立了合作关系或学术联系；

3、申报的出访项目应符合我院“10+1”基地的布局需要和我院国际合作中长期发展战略规划的需求，有助于提高我院科研机构的研究水平和培养青年科技人才。

二、院级协议出访项目的申报

1、国际合作局每年年底在局网上公布下一年度拟使用的院级协议渠道、出访额度（人日或人月数）、申请截止日期、经办人员联系方式等信息；

2、请申请院级协议项目的单位按照网页上的要求向国际合作局提交盖有公章的申请函和《院级协议出访申请表》。申请表下载地址：http://www.casbic.ac.cn/；

3、请每位申请人分别填写中/英文申请表。

三、院级协议出访费用

1、出访申请人国际旅费由国内所在单位承担；

2、我院通过院级协议渠道出访的人员的国外生活费（含住宿、个人零用费等）由外方负担，具体数额根据我院与国外机构签订的院级协议有关条款及该机构现实经济条件而定。

四、院级协议出访项目的执行

1、院级协议出访项目的操作程序详见各国“院级协议出访项目操作指南”；

2、获得我局批准的院级协议出访项目不得跨年度或推迟到下一年度执行；

3、院级协议出访人员须在回国后一月内向国际合作局提交出访总结。总结提供的情况，将作为研究所次年继续派员出访的参考。

本指南适用于出访以下科研单位：

西班牙高等科研理事会、法国国家科研中心、法国农学研究院、法国健康医学研究院、法国原子能总署、荷兰皇家文理学院、意大利研究理事会、芬兰科学院、乌克兰科学院、波兰科学院、匈牙利科学院、捷克科学院、斯洛伐克科学院、罗马尼亚科学院、保加利亚科学院、蒙古科学院、印度国家科学院、韩国科学财团、朝鲜科学院

中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南(一)

1.院属各单位在申请截止日期前，将加盖公章的申请函、《院级协议出访申请表》报送国际合作局。如同一个出访项目有多人申请，则每位申请人需填写中/英文申请表各1份（赴韩国、印度、法国需提交申请人简历、接待单位邀请信；赴朝鲜只需提交中文申请表；赴法国国家科研中心的访问一般只支持互访，须注明来访人员停留时间，并由法方合作者根据法方的具体规定同时向科研中心总部申请）。填写英文申请表“Brief description of main task”一项时，不得有涉密内容;

2.国际合作局将审批结果通知申请单位，并对需要修改的申请表退有关研究所进行补充和修改；

3.对于批准的院级协议项目，国际合作局致函国外协议机构，要求纳入院级协议接待，同时向外方提供我方出访人员英文申请表，赴韩国、印度、法国需另附申请人简历和接待单位邀请信；赴朝鲜附出访人员中文申请表；赴法国国家科研中心需附中方出访人员的简历、接待单位邀请信、法方合作者来访时间;

4.国际合作局收到国外协议机构同意接待的答复后，将通知我院的申请单位，出访人员即可通过院国际学术交流中心自行办理出国签证手续；

6.出访人员应在出访前两周将出访人员抵离日期、航班信息通知国际合作局。由国际合作局通知外方及时安排住宿和接机；

7.出访人员国际旅费由国内所在单位承担。外方协议机构提供住宿和出访人员生活费；

8.出访结束后一月内，出访人员向国际合作局提交出访总结。

本指南适用于俄罗斯科学院

中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南（二）

1.院属各单位在申请截止日期前将加盖公章的申请函、《院级协议出访申请表》报送国际合作局。如同一个出访项目有多人申请，则每位申请人需填写中/英文申请表各1份。填写英文申请表“Brief description of main task”一项时，不得有涉密内容；

2.国际合作局将审批结果通知各申请单位，并对需要修改的申请表退有关研究所进行补充和修改。获得批准的项目，请研究所尽快将出访人员有效护照首页（电子版）发给国际合作局；

3.办理俄罗斯正式邀请信周期较长。国际合作局须在出访日期前三个月致函俄罗斯科学院外事局，要求将我方出访项目纳入院级协议接待，同时还需向俄方提交出访人员工作计划（即英文申请表）、出访人员有效护照首页（电子版）；

4.国际合作局收到俄罗斯科学院外事局的答复后，将结果通知我院的申请单位；

5.由于俄罗斯特快专递费用十分昂贵，俄方不提供特快专递服务，我院出访人员需自行解决从俄方快速获得俄罗斯邀请信原件。（如请合作伙伴向俄罗斯科学院外事局索要，然后以特快专递、熟人捎带等方式带到中国）；

6.出访人员获取俄方邀请信原件后，前往院国际学术交流中心办理出国签证手续；

7.出访人员应在出访前10日将出访人员抵离日期、航班信息通知国际合作局。由国际合作局通知俄方及时安排住宿和接机；

8.出访人员国际旅费由国内所在单位承担。俄方提供出访人员住宿和生活费。因俄罗斯物价较高，俄方提供的生活费较少，建议出访人员自带少量外汇备用；

9.出访结束后一月内，出访人员向国际合作局提交出访总结。

本指南适用于接待以下机构人员通过院级协议来访：

西班牙高等科研理事会、法国国家科研中心、法国农学研究院、法国健康医学研究院、法国原子能总署、荷兰皇家文理学院、意大利研究理事会、芬兰科学院、俄罗斯科学院、乌克兰科学院、波兰科学院、匈牙利科学院、捷克科学院、斯洛伐克科学院、罗马尼亚科学院、保加利亚科学院、蒙古科学院、印度国家科学院、韩国科学财团、朝鲜科学院、日本学术振兴会

中国科学院院级国际交流协议来访项目操作指南

1.国外协议机构需向国际合作局提交 “推荐来华访问函”和“外宾在华工作计划”；

2.国际合作局负责与外宾拟访问的我院研究所联系，向研究所提供“外宾在华工作计划”和“回执”（附件1）；

3.研究所需填写“回执”，回复是否予以接待。研究所如不便接待，须将“回执”传真给国际合作局，并注明理由。国际合作局据此通知国外协议机构；

4.如研究所同意接待，请研究所外事人员向外宾寄送填写好的《被授权单位签证通知表》，同时将“回执”和《被授权单位签证通知表》的右联复印件传真至国际合作局备案；

5.收到研究所同意接待的回执后，国际合作局将回复国外协议机构可纳入院级协议接待，并附《被授权单位签证通知表》右联复印件。如外宾只访问京外研究所，国际合作局将在信函中注明：请外宾直接飞抵目的城市；

6.国外协议机构将外宾抵离中国的时间、航班通知国际合作局；

7.国际合作局给负责接待的研究所下发“关于接待 XXX 国外宾的通知”和“外宾接待费用报销清单”（附件2），并通知研究所外宾抵离时间、航班；

8.当外宾访问同一城市的不同研究所时，国际合作局将指定其中一个研究所为主接单位，由其负责报账和提交总结。当外宾访问不同城市的研究所时，在接待工作结束后，由各研究所分别报账和提交总结。一般不资助外宾访问三个及以上中国城市；

9.外宾接待标准为每人每天600元（限30人天内），或500元（超过30人天）。接待标准中，含发给外宾每人每天的150元伙食费（需有外宾签字的中英文对照签收条）；

10.研究所须在接待结束后一月内，凭接待总结、原始发票、外宾签字的中英文对照签收条至国际合作局办理报销手续。财务处将按照相关规定办理转账手续。每年12月院办公厅财务处封账之日为年度报销截止日期。逾期未办理报销手续的接待费用原则上由研究所自理。

附件1

回　  执

国际合作局　　　  处：

1、能接待XXX国XXX外宾到XXX单位访问、工作（如不能接待，请注明理由）

2、具体接待时间

3、外宾在华活动简述（如顺访院内、院外其他单位，请注明）

接待负责人：　　　　　　　　　　　 外事联系人：

电 话：　　　　　　　　　　　　 　电 话：

传 真：　　　　　　　　　　　　　 传 真：

电子邮箱：　　　　　　　　　　　　 电子邮箱：

二〇〇　 年　 月　 日

（单 位 公 章）

附件2

外宾接待费用报销清单

（人民币）

报销单位：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  报销日期：

京外研究所的开户行和汇款账号：

研究所审核人：　　　　　　　　　　　　  研究所经办人：　　　　 

国际合作局负责人： 　　　　　　　　　　 处室负责人：　　　　　　　 经办人：　　　　　　

院办公厅财务处的报销要求：

1、住宿费、交通费须凭正规发票报账，内部收据不予报销；

2、交通费的发票日期应在外宾来访期限内，期限之外的不予报销；

3、每个来访团组可报销1-2次宴请费；

4、个人零用费签收条内容须为中英文对照，注明访问时间和领取金额，外宾签字后有效；

5、请将报销单据按照开支内容分别用胶水贴好，勿使用订书器装订。

　 中国科学院院级国际交流协议出访中文申请表

PART I　 个人信息

PART II访问信息

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 申请人签名

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 日期

Proposal for Exchange Visit

PART I Personal Information

PART II　　　 Visit Details

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  　　　 　　　　　　 Signature of applicant

Date　　　　

本申请表适用出访国家：

西班牙、俄罗斯、乌克兰、波兰、匈牙利、捷克、斯洛伐克、罗马尼亚、保加利亚、蒙古、韩国、日本、荷兰、意大利、芬兰

Proposal for Scientific Exchanges

Under the Bilateral Exchange Agreement

Between

The Chinese Academy of Sciences

And

The Indian National Science Academy

1.　　　 Country to be visited: INDIA

2.　　　 Basic Personal Information:

Name:

Sex:

Date of Birth:

Place of Birth:

Marriage status:

Present Position:

3. Address for Correspondence:

Address:

Phone:

Fax:

E mail:

4. Brief Bio data: (attachment)

5. Significant Publications (within 10):

6. (a) Duration of visit:

(b) Expected date of departure:

7. Program of visit:

Host Professor:

Organization:

Address:

Tel:

Fax:

Email:

8. Brief plan of research to be carried out/proposed joint project:

9. Passport No.:　　

Date of Issue: 　 

Date of Expiry: 　

Place of Issue: 　

接待院级国际交流协议来华人员委托书

（仅供国际合作局用）

国际学术交流中心：

根据我院与XXX（协议单位名称）交流协议，XXX（国家）XXX（机构）XXX（姓名）教授定于XX年XX月XX日至XX年XX月XX日来华访问，外宾在华期间的食宿交通费由我院负担。兹委托安排外宾来华期间的以下事宜：

一、请我院接待单位根据我院与XXX（协议单位名称）的交流协议与来访外宾协商确定访华行程;

二、编制接待外宾预算表，与我局XXX处审核后报我局领导批准;

三、请我院接待单位向外宾寄送访华邀请信和签证通知表原件，并将邀请信和签证通知表复印件报我局备案；

四、外宾来华前一个半月前，以我局XX处XXX（处室负责人）名义向外方协议单位负责人XXX（姓名）发出同意接待该单位人员来华访问的确认函，并附我方邀请信和签证通知表复印件，确认函同时抄送来访外宾；

五、协议单位负责人信息

姓名:　　　　　　　  职务：

单位：

地址：

电话：　　　　　　　 传真：　　　  Email：

六、请以我局名义向我院相关单位下达正式接待通知；

七、外宾到达各地时，请我院相关接待单位安排接待，并

□ 预定各地住房

□ 不预定住房

八、请我院相关接待单位

□ 预定国内交通（飞机或火车票）

□ 不预定国内交通

九、请我院接待单位发给外宾XXX元人民币生活零用费;

十、外宾携夫人及家属情况

□ 携夫人及家属来华，夫人及家属的访华费用自理

　　　  □ 不携夫人及家属来华

十一、接待任务结束后，请我院相关接待单位根据院级协议执行指南相关规定凭原始发票到我局报销接待费用，并于一个月内提交接待总结。

附件：1. 外宾来华申请书

2. 来华申请信式样

委托人：

中国科学院国际合作局XX处

 年　　 月　  日